N°15-2017

 Cher(e) Adhérent(e)

FISCAL-SOCIAL

Les Primes, Cadeaux, Bons d’achat …En cette fin d’année, ce sujet peut être d’actualité,voici ce qu’il vous faut savoir.

 

1-LES PRIMES

La rémunération d’un salarié ne se limite pas toujours à son salaire. Différentes primes peuvent également être versées par l’employeur. Elles sont de différents types.

Certaines sont obligatoires car conventionnelles (issues de la convention collective ou d’accords de branche), d’autres facultatives et sont là pour inciter les salariés à être productifs.

Les primes en lien avec l’entreprise

Dans le cadre de son contrat de travail, le salarié peut bénéficier de différents avantages et primes. Ces dernières sont liées à l’entreprise en général ou à un salarié en particulier. Elles concernent aussi bien la présence du salarié (prime d’assiduité), sa fidélité à l’entreprise (prime d’ancienneté) que certains aspects de sa vie professionnelle (transport, repas…) ou personnelle (mariage, naissances). Elles peuvent également être liées aux performances des salariés, pour les motiver dans leur travail.

Obligatoire ou facultative

Les primes sont obligatoires quand elles sont inscrites dans le contrat de travail du salarié, stipulées par un accord de branche ou par la convention collective ou inscrites au règlement intérieur.

Elles ne sont pas toujours fixes et peuvent varier en fonction des résultats de l’entreprise ou du salarié. Elles peuvent également être liées à la présence dans l’entreprise au premier et/ou au dernier jour de l’année, ou calculées au prorata de son temps de présence. Elles sont dans ce cas considérées comme faisant partie du salaire.  D’autres primes sont « bénévoles » et accordées selon le bon vouloir de l’employeur.

 

Les primes d’usage ou exceptionnelles :

La prime dite d’usage est celle versée aux salariés et qui résulte d’une habitude, sans pour autant qu’un texte ne formalise une quelconque obligation de l’employeur.

Dans ce cas, le droit du travail prévoit la règle suivante : l’employeur ne peut être contraint de payer la gratification que si ces versements correspondent à un usage en vigueur dans l’entreprise.

La jurisprudence a défini plusieurs critères pour distinguer les usages des simples libéralités consenties de façon exceptionnelle par l’employeur à ses salariés. Le versement de la prime doit présenter à la fois un caractère constant, fixe et général, exemple :

Constant : La prime doit déjà avoir été versée un certain nombre de fois au cours des années précédentes.

Fixe : Les règles de calcul de la prime ne doivent pas varier d’une année sur l’autre au gré de décisions discrétionnaires de l’employeur. En revanche, le montant versé peut changer sans que le critère de fixité soit remis en question si les modalités de calcul sont restées les mêmes.

Général : L’ensemble du personnel doit pouvoir bénéficier de la prime, et non uniquement quelques salariés. Néanmoins, ce versement constitue également un usage s’il ne vise qu’une catégorie bien déterminée de salariés (comme le personnel d’encadrement par exemple). Certains membres du personnel n’entrant pas dans cette catégorie peuvent donc être exclus des bénéficiaires sans que l’existence d’un usage d’entreprise soit pour autant remise en question.

La prime dite exceptionnelle, comme son nom l’indique doit rester exceptionnelle.

 

Attention : toutes les primes doivent être comprises dans la rémunération brute et doivent être soumises à charges sociales.

(Pour information : 1000 € brut => un net à payer de 760 € environ pour le salarié)

 

 

2-LES CADEAUX OU BONS D’ACHATS

 

La loi : Les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés sont soumis aux cotisations de Sécurité sociale, s’agissant au sens strict, d’un avantage attribué par l’employeur.

Toutefois, l’Urssaf fait prévaloir, au bénéfice des salariés, une approche bienveillante de ces avantages et admet par tolérances ministérielles que, sous certaines conditions, ce type d’avantages soit exonéré du paiement des cotisations et contributions de Sécurité Sociale.

Limites : Lorsque le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité Sociale (soit 163 € en 2017), ce montant est non assujetti aux cotisations de Sécurité Sociale.

Attention : Lorsque le seuil est atteint, et/ou dépassé sur l’année civile, il convient de vérifier que, chaque évènement ayant donné lieu à l’attribution de bons d’achat ou cadeaux répondent à trois conditions :

  • Attribués en relation avec un évènement,
  • Avoir une utilisation déterminée,
  • Etre d’une valeur conforme aux usages, décente et non somptuaire.

 

Ainsi, les gratifications ou cadeaux accordés aux salariés doivent être faits dans l’intérêt de la bonne marche ou du développement du cabinet professionnel.

Les cadeaux attribués à l’occasion d’un évènement sont normalement soumis aux cotisations sociales sur la base de leur valeur réelle.

a)     L’attribution du bon d’achat doit être en lien avec l’un des évènements suivants : (liste référencée par l’URSSAF)

  • la naissance, l’adoption,
  • le mariage, le pacs,
  • le départ à la retraite,
  • la fête des mères, des pères,
  • la Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas,
  • Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile,
  • la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat (sous réserve de la justification du suivi de scolarité).
    Par «rentrée scolaire», il faut entendre toute rentrée de début d’année scolaire, universitaire… peu importe la nature de l’établissement : établissement scolaire, lycée professionnel, centre d’apprentissage…

Les bénéficiaires doivent être concernés par l’évènement. Par exemple, un salarié sans enfant n’est pas concerné par les bons d’achat remis pour la rentrée scolaire, pour le Noël des enfants, ou pour la fête des mères/pères.

Les bons d’achat doivent être négociables dans les grands magasins et valables à tous les rayons à l’exception du rayon alimentaire courant. Les produits dits de « luxe » ont maintenant un caractère festif avéré. (Exemple : foie gras, caviar, homard…)

Il est toutefois admis, si la limite des 163 € est dépassée, que ces bons demeurent exonérés s’ils sont offerts pour un évènement particulier (naissance, vacances, noël, fêtes des mères…).

b)     L’utilisation du bon doit être en lien avec l’évènement pour lequel il est attribué

Le bon d’achat doit mentionner soit la nature du bien qu’il permet d’acquérir, soit un ou plusieurs rayons de grand magasin ou le nom d’un ou plusieurs magasins.

Le bon d’achat ne peut être échangeable contre du carburant ou des produits alimentaires, à l’exception des produits alimentaires dits de luxe dont le caractère festif est avéré. (Caviar, homard, foie gras…)

Lorsqu’il est attribué au titre du Noël des enfants, le bon d’achat devra permettre l’accès à des biens en rapport avec cet évènement tels que notamment les jouets, les livres, les disques, les vêtements, les équipements de loisirs ou sportifs.

Lorsqu’il est attribué au titre de la rentrée scolaire, le bon d’achat devra permettre l’accès à des biens en rapport avec cet évènement (fournitures scolaires, livres, vêtements, micro-informatique).

Exemple, un bon d’achat « rentrée scolaire » délivré en décembre pour une rentrée scolaire intervenue en septembre ne peut plus être considéré comme étant en relation avec l’évènement rentrée scolaire.

Dans cette hypothèse, la délivrance tardive du bon d’achat a pour effet de faire correspondre le bon d’achat à la scolarité et non à l’évènement que constitue la rentrée scolaire. Dans ce cas, le bon d’achat doit être assujetti aux cotisations de Sécurité Sociale.

c)     Son montant doit être conforme aux usages

Un seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité Sociale est appliqué par évènement et par année civile.

Les bons d’achat sont donc cumulables, par évènement, s’ils respectent le seuil de 5 % du plafond mensuel.

Dérogation pour deux évènements :

  • Rentrée scolaire : le seuil est de 161 € par enfant âgé de moins de 26 ans.
  • Noël : le seuil est de 161 € par salarié et par enfant jusqu’à l’âge de 16 ans révolus.

Dans le cas particulier où deux conjoints travaillent dans la même entreprise, le seuil s’apprécie pour chacun d’eux.

Bon à savoir

Rappel ; ce n’est qu’une tolérance, si les 3 conditions énoncées ci-dessus, ne sont pas simultanément remplies, le bon d’achat est soumis aux cotisations de Sécurité sociale pour son montant global, c’est-à-dire en totalité et dès le 1er euro.

 

3-LES CHEQUES « Lire-Culture-Disque »

 

Ces chèques « lire-culture-disque » ont été mis en place par certains comités d’entreprises afin de favoriser l’accès à la lecture pour tous les salariés d’une entreprise. Romans, BD, mangas, titres de presse, guides sont accessibles par le biais de ce chèque offert par certaines entreprises. Un moyen de développer également la créativité des salariés.

 

Les chèques « Lire », « Culture » et « Disques » donnés en cadeaux aux salariés sont totalement exonérés de cotisations et contributions sociales.

 

Il n’est donc pas nécessaire de respecter l’aspect évènementiel, ni le seuil de 5% du plafond Sécurité Sociale dans la mesure où le prix reste décent et non somptuaire.

Pour information, la Fnac accepte les bons « Lire et Disques » mais pas les bons « Culture ».

Présentation :

Le chèque lire se présente sous la forme d’un chèque d’une valeur déterminée par l’entreprise avec un montant minimum de 10 euros.

Il est valable deux années en plus de l’année en cours pour les achats de tous les types de livres dans toutes les catégories. Le chèque lire se veut un outil d’action sociale et culturelle pour les salariés de l’entreprise.

Les chèques « lire-culture-disque », sont exonérés de cotisations sociales, de CSG et de CRDS, quel que soit son montant. Ils ne peuvent être ni échangés ni remboursés à leur échéance.

 

 

Quels achats ?

Les chèques s’utilisent simplement, comme moyen de paiement direct à la caisse chez les partenaires de l’opération.

 

Le Chèque Lire permet de s’offrir tous les livres de son choix. Il est entièrement dédié à la lecture. Il donne aux bénéficiaires la liberté de choisir entre toutes les catégories de livres, romans, bandes dessinées, manuels scolaires, dictionnaires, livres de jardinage, de voyages, de recettes… Il offre également la possibilité de s’abonner à des revues et magazines. Des réductions et offres spéciales font aussi partie des bénéfices que propose le chèque lire chez de nombreux partenaires.

Le Chèque Disque donne accès à tout l’univers du son et de l’image : toutes les dernières nouveautés en CD, DVD, CD-ROM, logiciels, jeux vidéo…

Le Chèque Culture permet de s’offrir une sortie culturelle : théâtres, spectacles, festivals, musées, cinémas, cirques, son et lumières, parcs zoologiques et aquariums, monuments parcs et châteaux et aussi points de vente billetterie ou encore centrales de réservations…

Utilisation :

C’est au sein d’un réseau national de plus de 3 500 librairies et sites Internet que le chèque lire est valable comme moyen de paiement. Les petits commerces de proximité mais aussi les grandes enseignes comme la Fnac ou Cultura en font partie. Sur le site internet du Groupe Chèque Déjeuner, il est possible de faire une recherche par région pour connaître toutes les enseignes partenaires en quelques clics : www.cheques-cadeaux-culturels.com.

Montant : Le montant du chèque lire est fixé librement par l’entreprise, mais un minimum de 10 euros par chèque est nécessaire. L’entreprise peut décider d’offrir le chèque lire à ses salariés, ou de leur demander une participation fixée selon ses conditions.

Quoi qu’il en soit, le prix payé par le salarié sera toujours inférieur au montant réel du chèque lire dont ils bénéficieront.

 

CONCLUSION : les chèques « cadeaux » sont exonérés fiscalement et socialement pour les salariés et passent en frais professionnels pour vous, si ces conditions sont respectées.

 

4- LES FRAIS DE TRANSPORT DOMICILE – TRAVAIL

Rappel : deux dispositifs (Loi de 2009 – Art. 20) :

 

  • Un premier dispositif soumet tous les employeurs, à l’obligation de prise en charge d’une fraction du prix des titres d’abonnements aux transports collectifs ou aux services publics de location de vélos, nécessaires à leurs salariés pour se rendre au cabinet dentaire. Le montant de la prise en charge est égal à 50 % du coût payé par le salarié du titre d’abonnement sur la base des tarifs 2ème

 

  • Un deuxième dispositif facultatif permet aux employeurs de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant (dans la limite de 200€ par an) pour leurs salariés qui ne peuvent pas bénéficier de transports collectifs. C’est-à-dire dont la résidence est située hors Ile de France ou en dehors d’un périmètre urbain défini par la loi d’orientation sur les transports de 1982 (art. 27), ou qui  doivent utiliser obligatoirement leur véhicule personnel si les conditions d’horaires ne leur permettent pas d’utiliser les transports collectifs.

 

 

AUTRES FRAIS DE TRANSPORT :

 

Les déplacements professionnels des salariés sont à l’initiative de l’employeur (déplacement chez le prothésiste, PTT, diverses courses, formation, etc…), mais effectués par le salarié.

Dans tous les cas quel que soit le déplacement, vous devez être en mesure de justifier le kilométrage dit professionnel et la réalité des frais que vous remboursez et de ce fait déduisez de votre bénéfice.

Sous les mêmes conditions que les vôtres, ils sont à rembourser à votre salarié. (Être justifiés et nécessaires au cabinet dentaire)

Il est alors nécessaire que votre salarié soit propriétaire du véhicule, et qu’il soit assuré pour cette mission y compris ponctuelle.

Les frais sont décomptés en kilomètres réels et font l’objet d’un remboursement selon la méthode du calcul forfaitaire, soit selon le barème BNC.

 

Attention : ne pas rembourser, en sus, le « plein » de carburant, en revanche, les frais de stationnement, péages sont également remboursables sur justificatif.

 

Conseil : faire un tableau mensuel ou annuel selon la fréquence du remboursement, et joindre la copie de la carte grise du véhicule utilisé et appartenant au salarié.

 

 

 

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